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日常繰り返す作業で、ムダが多いと感じたり、質が日によって安定しないことはありませんか。
それ、仕組み化できるかもしれません。
仕組み化をすると、余計な雑念や負担が減って、効率が上がります。
でも、最初はどうすれば仕組み化できるのかわからないですよね。
人によっては経験や知恵で自然と効率化している方もいます。
この記事は、仕組み化なんてどうすればいいかわからない、自分で日常に取り入れたいと考えている方向けに作成しました。
仕組みを考えるときの順番を仕組みづくりのステップとしてまとめています。
しくみ導入の場面ーきいろのお弁当づくりー
毎朝、あおさんにお弁当をつくっているけど、日によって完成度も違うし、効率的にやりたいな。
いつもありがとう！一緒にやるよ！
ありがとう！もっと早起きすればいいのかな。でも眠い・・。
どうしたペイ！
しゅんぺい！
お弁当づくりを効率化したくて、手伝ってもらうのと、早起きしようかと。
まちがいではないけど、継続できる？
がんばれば‥。
おれも朝苦手だけど、悪いし。
無理してもきいろの負担が軽くなるならいいよ！
あおさん！ありがとう！
はあー…。心配！
最初はうまくいったとしても、続かないペイ！
人の力や時間を消費するだけの解決は本当の解決ではないペイ！
仕組みを考えたら？
仕組みかあ…。
仕組み化が考えやすくなるステップを説明するペイ！
しゅんぺい…！優秀な子…！
「仕組み」とは何？〜その人本来の力を発揮できるツール〜もチェックしてみるペイ！
では簡単におさらい！
「仕組み」とは何？〜その人本来の力を発揮できるツール〜仕組みとはいつでも同じ成果が出るシステム
誰がいつ、何度やっても
同じ成果が出るシステム
例えば、商品を包装紙で包むという仕事があったとします。
決まった手順がなければ、人によってやり方が違ったり、気分によって丁寧さに差が出るかもしれません。
昨日、嫌なことがあって気分が乗らない。適当でいいか…。
口頭で伝える形式の場合、誤って伝わったり、忘れてしまうことがあるかもしれません。
教えてもらった人がメモを残さないといけないなど、人のやる気に左右されます。
これじゃ、質が安定しないね。
マニュアルをつくったらどうでしょうか。
忘れても、それを見れば、正しい方法で包むことができます。
新人に教えるときにも参照しながら正確に伝えることができるでしょう。
仕組みとは、決まった手順やコツをマニュアルにまとめてスタッフに周知するなど、誰がいつ、何度やっても同じように同じクオリティのものができるよう調整する方法です。
筆者はその人本来の力が発揮できるツールだと考えているよ。
仕組み化のルールを確認しよう
- 才能に頼らない
- 意思に頼らない
- 記憶力に頼らない
※泉正人 『「仕組み」仕事術 自分とチームの生産性を最大化する』より
才能に頼らない
才能とは「スキル」、「経験」等をいいます。
例えば、所属したばかりの新人と、この道30年のベテランではスキルも経験も大きな差があります。
ベテランだけに頼っていたら、その人が退職した場合、誰もできなくなってしまいます。
わかってる人だけ仕事を独占してること、時々あるよね！
何かの作業方法や詳細などを特定の担当者しか把握できていないことを「属人化」といいます。
すべての属人化が悪い訳ではありませんが、単純な作業や少し勉強すればできる作業も属人化していることがあります。
これは仕事を才能に頼っている状況です。
才能に頼ってしまうと成果にムラが出ます。
才能に頼らずとも安定した品質を保てる方法を考えましょう。
意思に頼らない
例えばレストランがあったとして、気分によって味が変わってはいけません。
プロは気分によって仕事の質が変わらないよう努力しています。
それでも、どんな優秀な人でも気分が上がらないときはあります。
モチベーションの調整は難しいことです。
モチベーションは調整が大変なんだ！
人の行動が起こる仕組みは習慣化の記事でも解説しているよ！
【習慣化】行動を変える！続けられないのはあなたのせいじゃないモチベーションが低い時は簡単なことならできるって！
決まった手順があればやる気がなくてもできたりするよね！
モチベーションが低い状態であっても成果が出せる仕組みを考えます。
記憶力に頼らない
「忘れないように覚えておく」というのは脳に負担がかかります。
誰でもうっかり忘れてしまうことはあります。
ど忘れして間違えたら自分が情けなくなる…。
自分を責めすぎないで！
気をつけていても繰り返すようなら仕組みを見直してみよう。
「人間は忘れるし、間違える」ということを前提として仕組みづくりを考えます。
手順をマニュアルとしてまとめたり、作業場所に記載したりすると思い出す労力をかけず、すぐ作業に取り掛かれます。
仕組みづくりのステップ
では仕組み化のステップを見てみよう！
仕組みステップ！？もしかして、これ？スタたたん！
わあ！華麗なステップだ！
そのステップじゃないペイ。
- 仕組み化したいと思うことがある。
- 欲求・理想を明確にする。
- 手順を全て書き出す。
- 無駄な手順を省く、効率的な手順を考える。
- どんな仕組みをつかえるか挙げてみる。
- やってみる
- ふりかえる（うまくいかないときは修正して、別の仕組み化を考える）
これを繰り返して理想の仕組みをつくっていくんだペイ！
思考系の仕事、クリエイティブな仕事は仕組み化に向かない！
でも、その仕事に発生するルーティンワークなどは仕組み化できる！
雑務は仕組み化して負担を軽くし、思考系に力を注げるようにしようペイ！
仕組み化したいと思う事柄がある
日常で何か困りごとや無駄が多いと感じることはありませんか。
それは仕組み化するチャンスです。
お弁当づくりを効率的にやりたい！
それ、仕組み化しようペイ！
欲求・理想を明確にする
①で思う事柄に対して、どのような理想がありますか？
こうなったらいいなという欲求や理想が、仕組みづくりの方向性を決めます。
朝早起きしなくても、すぐつくれるようにしたい。
一人でも簡単にできたらいいな。
うんうん。
手順をすべて書きだす
頭の中で考えているだけでは気づかないことがあります。
目に見える形にしましょう。
手順の全体を把握できるようにします。
紙に書いても、パソコンで打ち込んでもよいです。
今のお弁当づくり手順
1.お弁当箱用意する
2.消毒スプレーかける
3.お湯を沸かす
4.ご飯を炊く
5.卵焼きを作る
6.おかずをつくる
・
・
58.おかずを詰める
かなあ…。
手順がすごく多いことがわかるね！
無駄な手順を省く、効率的な手順を考える
手順を書き出したら、無駄や省略できることはないか考えます。
次に、最も効率的になる順番を考えます。
検討した手順で実施すると、さらに効率的な方法に気づくことがあります。
その場合は、次からその方法で実施してみます。
このように改善していくと、自分にとってベストな方法がわかってきます。
朝におかずを調理してたけど、夕飯のおかずを多めに準備しよう。
そうすれば、朝はレンジで温めるだけ。
朝起きたらまずお湯を沸かそうか。
その間、水筒やお弁当箱の準備ができそう。
①お湯を沸かす
②ご飯解凍
…考えてみよう。
いいね！
手順を固定することで、考える負担も減るし、
実際の作業に集中できるよ！
どんな仕組みをつかえるか挙げてみる
先ほど挙げた効率的な手順は、どんな仕組みを使えばできるか考えます。
使えそうな仕組みを挙げてみましょう。
何かに任せるというのも一つの方法です（機械に任せる、コンピューターに任せる、人に任せる）
え、どんな仕組みがあるの？
そんなのわからないよ！
そうです、難しいですよね…。
インターネットや書籍など参考になるものはたくさんあります。
調べてみると結構出てきます。
当サイトでも、仕組みの種類をたくさんあげていきます。
仕組みの種類やストック記事をご覧ください。随時追加していきます。
仕組みに関する知識があなたの中にストックされれば、よい考えが思いつく可能性もあがります。
難しいなあ…。
作業中、手順をすぐ確認できるようチェックリスト化は？
詳しく書いておくならマニュアル化もいいペイ。
いいね！
最初はなかなか思いつかないね…。
ありがとう、やってみるよ！
弁当の詰めかたをイラストや図にしてくれたら
おれも盛り付けができるかも！
やってみる
仕組みを考えたら、やってみます。
試してみると、予想外の間違いや不都合がみつかるかもしれません。
そのときは、改善した仕組みを考えてみます。
そして、また試します。
仕組みづくりは、トライ&エラーの繰り返しでよくなっていきます。
日々実験だと思って気軽にやってみましょう。
良さそうな手順をチェックリストにしてみたよ！
冷蔵庫ドアに貼ってみる。
これならあおさんも見るし、朝すぐ動けるね！
ナイスだペイ！
目に入る冷蔵庫に貼るのはいいね！
仕組みをしっかり実践・活用できる仕組みも考えてみよう！
ふりかえる：うまくいかないときは修正して別の仕組み化を考える
トライ&エラーとは言いましたが、トライするごとに振り返りは必要です。
どこがうまくいかなかったか、どう変えればもっとよくなるのか、といったことを考えます。
面倒に感じますが、改善を実感するとやってよかったと感じます。
早速やってみた！いい感じ！
卵焼きは多めにつくっておくと次の日以降もつかえるから、手順を付け足しておくよ。
やってみて気づいたことは修正していこう！
どんどんよくなるペイ！
仕組みづくりステップ誕生の背景
仕組みづくりステップの参考は整理収納理論と業務改善のステップ
以前、筆者はハウスキーピング協会の整理収納アドバイザー講座を受講しました。
そこで、整理収納が上達するためのステップを学びました。
理想の生活や快適な空間を思い浮かべて、目標を設定し、実際の片づけに入ります。
片付けたい場所に押し込められたものを全部出して、ひとつずつ要不要に区別します。
物事の無駄や不要なことを排除するのは、物の要不要の区別に似ています。
「いるもの」と「いらないもの」を分けるんだね！
他に参考としたものは業務改善のステップです。
『業務改善士が教える68の具体策 チームの生産性をあげる。』の著者、沢渡あまねさんは生産性向上の4つのフェーズと生産性向上の8つのステップを挙げています。
こちらのステップは組織向けですが、本書では具体的な改善行動や詳細な説明があり、生産性向上に関して大変参考になります。
仕組みづくりにもこのステップは応用できるのではないかと考え、こちらのステップにまとめました。
仕組みづくりの考え方は「いかに楽するか」
仕組みづくりは人間の行動化学や心理に基づいています。
いかに効率的に、楽にやるかを考えます。
それは「怠けている」ということではありません。
努力や根性を否定しているわけでもありません。
自分の才能を発揮できることや、努力・根性を注ぎたいことに集中できるよう仕組みを利用するという考え方です。
書類をコピーをする単純な仕事があるけど、それは仕組み化したいな！
アイデアを出して資料をつくる仕事に力を注ぎたいからね！
環境を人に合わせるということを、これからも探求していきます。
どんなとき活用できるか
こちらの仕組みづくりステップは、企業や大きな組織が活用するということは想定していません。
個人の生活や仕事に、自分で取り入れられることを目標としています。
日常に仕組みを取り入れて、なんだか良くなった、うまくいったなという感覚を味わってみてください。
その達成感や自信は仕組みとともにあなたの力や魅力を発揮できる助けになると考えています。
まとめ：仕組みづくりステップで日常に仕組みを取り入れよう
仕組みを日常に取り入れる手順を解説しました。
仕組みづくりのステップはこちらです。
- 仕組み化したいと思うことがある。
- 欲求・理想を明確にする。
- 手順を全て書き出す。
- 無駄な手順を省く、効率的な手順を考える。
- どんな仕組みをつかえるか挙げてみる。
- やってみる
- ふりかえる（うまくいかないときは修正して、別の仕組み化を考える）
まじめで頑張り屋な方ほど、楽にするにはどうすればいいか考えてみてください。
それは決して「怠惰」ではなく、「効率」や「生産性」を上げるために必要な考え方です。
身近なところから考えてみると、練習になります。
慣れたら自分なりにアレンジして活用してみてください。
仕組み探検隊が、仕組みを思いつくきっかけになりますように。
参考文献
・「仕組み」仕事術 自分とチームの生産性を最大化する/泉正人
・業務改善士が教える68の具体策 チームの生産性をあげる。/沢渡あまね
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