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作業をするときに、手順を忘れたり、記憶が曖昧なときはどうしていますか。
思い出そうと粘ってみたり、知っている人に問い合わせたり、分厚い説明書を探したり…。
なかなか思い出せないし、気づいたら時間だけが過ぎています。
チェックリスト化しませんか。
チェックリストは誰もが同じ成果をだすためのものです。
作業中に確認して、ヌケ・モレなく作業を実施するために活用できます。
自身のパフォーマンス向上に役立つでしょう。
よかったら、みていってください。
マニュアルを色々な業務でつくってみてファイルにまとめたよ！
今じゃ、仕事もやりやすくなったよ。
いいペイね！
その調子！
マニュアル化については以下の記事も参考にしてほしいペイ！
マニュアル化のコツ！メリット・デメリットと作り方でも、マニュアルは冊子になっていて、後で確認する分にはとてもいいんだけど…
確認しながら作業したいものもあって、使い勝手わるいんだよね。
閉店のときに締め作業があるんだけど、それ、手順を見ながらやりたいんだよね。
そんなときは、チェックリスト（チェックシート）
を使うんだペイ！
チェックリスト！？
チェックリストは誰もが同じ成果を出すためのツールだペイ。
これには、仕事を実施するためのリスト、仕事内容を評価するためのリストなどがあるペイ。
今回は、実施するためのリストについてお話しするペイ！
チェックリストは誰もが同じ成果をだすためのツール。マニュアルの補助になるもの。
マニュアルに書かれている内容を、徹底させることに役立つペイ！
そうなんだ！
実施する項目が適切な順序で示されて、実施したら実施済チェックを入れることができるような形式のものだペイ。
あ、みたことあるよ！
マニュアル：業務の全体像の把握
チェックリスト：マニュアルの一部分、ひとつの業務について詳しい手順を示す。実施状況を把握できる。
- 新人ですぐに仕事ができる
- 頭を使わずに業務ができる
- うっかり忘れや抜け漏れを防ぐ
- マニュアル内容を徹底させる
頭をつかわずにできるってどういうこと？
例えば、こんな状況だペイ！
あー、海藻の払い込み書類、どうやって書くんだっけな。
あおさんは海藻事務所に勤めているペイ！
よくわからないけど、海の中の会社らしい。
うーん、思い出せない。
考えているペイ！
人に聞いてみようかな。
すみません、この書類の書き方なんですが…
はあ、やっとわかった。
さあ書類を書きはじめよう。
あれっ、もうこんな時間！
こういうこと、案外あるんじゃないかな？
悩んだり思い出したり、人に聞くか考えたりと結構頭を使っているペイ。
時間もかかるし、脳や心にも負担がかかっているペイ。
- 思い出す時間
- 探す時間
- 悩む時間
- 問い合わせる時間
「仕事は頭をつかうものだ。」という言葉を聞いたことがないかな。
ちょっと待ってほしいペイ。
もちろん、頭をつかう仕事はある。
けれども、ちょっと確認すればすぐできるようなシンプルな仕事もあるね。それにわざわざ思考をつかう必要があるだろうか。それだけで脳が疲れてしまうペイ。
本来やるべき重要な仕事のために、思考のためのエネルギーをとっておいた方が良いペイ。
そう言われてみれば、そうだね。
なんでも頭を使えって言われてきたけど、つかわなくてもできることは効率的にやった方が楽だし、大事な仕事にかける時間が増えるね。
チェックリストを使えば、手順をみながら確実に作業をこなせるね！
実際につくってみると、理解しやすいペイ！
チェックリストというと、どんなものを思い浮かべる？
そうだな、なんか四角いボックスがあって、
一行ずつ文字が書いてあって、終わったら印をつけていくようなものかな。
そうだね、チェックリストは
・簡潔に記載
・1枚にまとまっている
など、シンプルなつくりがよいペイ！
なぜなら、作業しながら確認することを想定しているからだペイ！
そうか、冊子だと現場でつかいにくいかもしれないよね。
今回は、
・泉直人さん著「仕組み」仕事術 自分とチームの生産性を最大化する
・（株）日本能率協会コンサルティング著 使える！活かせる！マニュアルのつくり方
の書籍内容を参考にしてつくり方を紹介しているペイ！
手順
- 目的、シーン、つかう人を設定する
- 手順を書いていく。1項目ごとに詳細を書く。（細かい手順を書く）
なんでも目的が大事だペイ。
・レジの締め作業の手順を抜け守れないようにしたい。（目的）
・チェックリストを見ながら締め作業をしたい。（シーン）
・私と、新人がわかるようにしたい。（つかう人）
ポイント
- つかう人が判断する必要がないように、基準を明確にする
- 初めての人でもできるよう、シンプルにわかりやすくつくる（人のために作成する場合）
自分用ならほんと簡単に項目だけ書いて、詳しくはマニュアル参照など工夫してもいいかも。
- チェックリストをみながら作業をしてみよう
- 使ってみてのふりかえりをしよう
使ってみて、加えた方がよい手順は加筆し、不要な部分は削除するペイ！
いつでも修正・編集できるようにワードやエクセルなどのデータ管理がいいよ！
新人さんに使ってみてもらって、わかりにくいところを教えてもらったよ。
チェックリスト、改善してみるね。
チェックリストに書いてあるから忘れても大丈夫っていう安心感があるよ。
形だけにならないように注意するペイ。
間違ったところを修正しないままでいると、だんだんつかわなくなってしまうペイ！
日頃から更新していこう！
- チェックリストはマニュアルの補助的存在
- 今の作業が抜け漏れなくできているか、確認しながら作業ができる
- 目的、シーン、つかう人のことを考えて詳細に明確なことばで作成するとさらに良い
- 更新しよう
・使える！活かせる！マニュアルのつくり方/（株）日本能率協会コンサルティング
・「仕組み」仕事術 自分とチームの生産性を最大化する/泉正人
・業務改善士が教える68の具体策 チームの生産性をあげる。/沢渡あまね
