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毎回同じ作業をしているけど、手際が悪い気がする。
どうすれば効率良くできるのかな
慣れて自分なりに早くできるようになったけど、忘れたり、日によって手順が違ったりすることがあります。
なんとかならんかなと思いつつ放置してしまいますよね。
以前、業務を自分用チェックリストにまとめていたことがあり、手際よく取り組めたことを思い出しました。
そこで、ちょっとした業務や家事で活用できるチェックシートの型を作成しました。
チェックシートはマニュアルの補助となるもので、簡潔に手順を示し、確認できるシートです。
今回は使用例として、朝の準備手順をチェックシート化しました。
思考の負担が軽減され、ぬけもれなく準備ができます。
チェックシートの型は無料でダウンロードできます。
よかったら自分用で気軽にご活用ください。
チェックシートって何？
チェックリスト（チェックシート）は誰もが同じ成果をだすためのもので、マニュアルの補助になるものです。
マニュアルの一部分やひとつの業務について詳しい手順を示します。
これは正確な手順を確認しながら実施状況を把握できます。
チェックリストは
・簡潔に記載
・1枚にまとまっている
など、シンプルなつくりのものが好まれます。
なぜなら、作業しながら確認することを想定しているからです。
作り方や詳細についてはこちらの記事でもまとめているよ。
チェックリストでヌケ・モレなくすぐわかる人に教えるときや、作業を任せるときも便利。
自分用チェックシートを作成しました
簡単に確認できて、ある程度詳しく確認できるものがいい
チェックシートは簡単な言葉で記載してあり、確認したらチェックするものを想像すると思います。
それもいいのですが、簡単に確認でき、詳細もちらりと見られたらと考えていました。
それで、今回のチェックシートを作りました。
泉直人さん著『「仕組み」仕事術 自分とチームの生産性を最大化する』にあるチェックシートの作り方が大変わかりやすくすばらしいものでしたのでそちらも参考にしています。
誰かに教えるときもこれを見てもらって説明すればわかりやすいですよ。
自分用チェックシートとして活用してみてください。
シンプルなデザインにしました
前回、目標達成シートを作った際は少々奇抜なデザインでした。
「習慣化補助ツール目標達成シートをつくりました」という記事にあります。
習慣化補助ツール目標達成シートをつくりました今回は色々と使いやすいようにシンプルにしました。
横に見ていくときわかりやすいよう、白色欄とグレー欄を交互にしています。
中央上「チェックシート」と記載されている右横にタイトル（チェックリスト化したいこと）を記載できます。
左には手順の番号を入れています。
手順項目には簡潔にやることを記載し、内容に詳細を書くとわかりやすいです。
補足やコツがあるときは右端の欄に記載できます。
特にない場合はこちらは空白で大丈夫です。
ワンポイントできいろの仕組みロゴを
少し味気ないなと感じたので、きいろの仕組み探検隊ロゴを入れました。
ワンポイントいいですよね。
ワンポイントはいいよね！
愛着もわいていい感じです。
ご家庭用、個人用にいかがでしょうか。
MacのPagesかWindowsのWordで編集できます
パソコンから入力できた方が作成しやすいため、編集できるようにしました。
ロゴ不要の方はロゴを消しても大丈夫です。
いいのかい！
元のデータはMac用アプリのPagesで作成しています。
Wordにも変換しました。
確認したところ、ページごとの枠の数など差異がありますが、利用できるかと思います。
一応Wordに変換したものも貼っておきます（すみません少々形が崩れています）。
どちらも自由にダウンロードできます。
↑Pagesを推奨します。
手書きももちろんOK！PDF印刷用はこちら
手書きの場合は番号記載のないものにしました。
1枚でおさまらなかったとき利用してください。
使用例：朝の準備で使ってみました
チェックリストで気軽に仕組み化
さあ、チェックシートの型（テンプレート）ができた。
しかし、使わなければ意味がありません。
仕組みは活用してこそ価値が出るペイ！
まずは、朝の準備をチェックリスト化することにしました。
チェックリストはマニュアルの補助と言われますが、チェックリストが先でもいいと思うんです。
個人の仕事や家事の手順を残しておきたいとき、手軽に取り組みやすいのがチェックシートやチェックリストです。
マニュアルを作るってなんだか大変だよね。
これを使ってどしどし家事をチェックリスト化するぞと考えています。
みてくれているあなたの参考になれば。
もちろん職場で使えそうなら自分の仕事をチェックリスト化してもいいかもしれません。
以前、複雑な業務をチェックリスト化したら、抜けもれなく安定してこなせるようになりました。
これがあれば覚えておかなければならないというプレッシャーから解放されます。
「そんなもの見ないで覚えなさい。」と言われたこともあるけどね…。
もちろん完璧に覚えていた方がすごいけど…。
もちろん、最低限覚えていなければならない知識は存在します。
命に関わることなどは特にそうです。
しかし、何でもかんでも覚えてなければならないというのは精神的にも負担がかかります。
緊張しているときはすっかり手順が抜けてしまうこともあるでしょう。
特に重要な仕事のために仕組みを活用するという考え方もあると思うのです。
人間ですから、忘れてしまうときだってありますよね。
朝の準備にチェックシートを使用した例
朝の準備でいつもやっている手順を書き出し、比較的効率的な手順で並べ替えました。
時間はかかりましたが、朝にやっていることを可視化できて頭の整理ができました。
早速この通りにやってみました。
そうすると、手順に記載ないこともしていることが判明しました。
さらに、絶対ではないけれどやっておくといいこともありました。
例えば、サプリメントの用意です。
うちではサプリ類を朝飲んでいます。
いつも家族がレンジ台の小物入れから持ってきて、小瓶から小さい錠剤を３錠取り出します。
これが苦手なのです。
２錠しか出なかったり、５錠も出てしまったりするのです。
それを家族は苦もなくこなしてくれます。
今回は、あらかじめテーブルにサプリメントの小瓶を出しておきました。
そうすると、レンジ台から持ってくる動作なくスムーズに錠剤の準備をしてもらえます。
ちょっとしたことですが、毎日となると改善の余地があります。
というよりテーブルにサプリを置ける場所を作った方が早いのか‥…。
そのほうが早いかもね！
このように、改善すべき点も思い浮かぶので手順の可視化はおすすめです。
まとめ：チェックシートを活用して身の回りを整理しよう
チェックシートを家事や自分の作業用に活用できたらと思い、自分で作成してみました。
家事やちょっとした作業は毎日やるものもあって、少しでも効率化したいですよね。
でも、「全部効率化するのがいい」と思っているわけではありません。
生産性、効率化だけが大切ではないし、のんびり気ままに時間を過ごすというのも好きです。
のんびり気ままな時間を過ごすため、より力を注ぎたいことにエネルギーを使うため、その他のことを仕組み化できたらと考えています。
ここまで読んでくださりありがとうございました。
チェックシートを活用して、思考や身のまわりを整理していきます。
参考文献
泉直人『「仕組み」仕事術 自分とチームの生産性を最大化する』2017年4月。
（株）日本能率協会コンサルティング『使える！活かせる！マニュアルのつくり方』2006年12月。
